Il registro di contabilità è uno degli strumenti introdotti dal legislatore al fine di permettere al condominio di avere sempre una gestione lineare e trasparente da parte del suo mandatario.

Questi deve tenere un registro di contabilità nel quale annotare in ordine cronologico, entro trenta giorni dal giorno della rispettiva operazione, i singoli movimenti in entrata ed in uscita.

La scadenza temporale di aggiornamento, data dall’annotazione dell’operazione entro trenta giorni dall’avvenuta esecuzione, permette una costante valutazione reale della situazione patrimoniale del condominio.

Insieme agli altri documenti indicati dall’art. 1130bis c.c., è parte determinante del rendiconto condominiale.

Così prevede la citata norma, per la parte in esame: “Il rendiconto condominiale contiene le voci di entrata e di uscita ed ogni altro dato inerente alla situazione patrimoniale del condominio, ai fondi disponibili ed alle eventuali riserve che devono essere espressi in modo da consentire l’immediata verifica.

Si compone di un registro di contabilità, di un riepilogo finanziario, nonché di una nota sintetica esplicativa della gestione con l’indicazione anche dei rapporti in corso e delle questioni pendenti. ….

I condomini e i titolari di diritti reali o di godimento sulle unità immobiliari possono prendere visione dei documenti giustificativi di spesa in ogni tempo e estrarne copia a proprie spese.

Le scritture e i documenti giustificativi devono essere conservati per dieci anni dalla data della relativa registrazione.“

Principio di cassa o competenza

La contabilità del condominio può essere tenuta secondo il principio della “cassa” o quello della “competenza”. Sono due sistemi tra loro alternativi, per cui il legislatore non detta la regola da seguire.

Il criterio della “cassa” sembra tuttavia quello preferibile prevedendo la registrazione delle entrate e delle uscite soltanto se effettivamente sostenute, mentre quello della “competenza” detta l’annotazione solo quando esse siano maturate, essendo irrilevante la relativa percezione o erogazione delle somme di danaro.

Il registro deve quindi essere sempre consultabile dai condomini, senza dover fornire una motivazione, anche solo per verificare e avere informazioni sulla gestione dell’edificio, potendo prenderne visione ed estrarre copia a proprie spese ex art. 1130, secondo comma, c.c.

In questo senso è anche la disposizione dell’art. 1130 n.9 c.c. sulla cui base l’amministratore è tenuto a fornire al condomino che ne faccia richiesta attestazione relativa allo stato dei pagamenti degli oneri condominiali e delle eventuali liti in corso.

Da queste due ultime osservazioni, possiamo esaminare la questione del registro in formato elettronico

Registro “anche” in formato elettronico

E’ vero che il legislatore permette che venga tenuto in modalità informatica, forse sarebbe stata opportuna l’indicazione dell’“anche” – in senso sostanziale- in modalità informatica.

E’ altresì vero che il registro di contabilità condominiale è a forma libera, non essendovi regole precise da osservare, ma è altresì vero che la sua tenuta potrebbe essere per mezzo dell’utilizzo, per esempio, del programma “excel”, dal quale possono essere ricavati gli stampati dei prospetti contabili.

Basta un programma che consenta di indicare per ogni singola operazione il giorno, mese e anno in cui avviene, da annotare in ordine di data crescente, accompagnati dalla descrizione della stessa operazione, dal relativo importo, in entrata o in uscita (cioè incasso o spesa).

E’ importante anche l’indicazione della paternità dell’operazione, si pensi ad esempio ai versamenti eseguiti dal condomino in ragione del bilancio approvato.

Si ritiene che sarebbe opportuno che vi fosse un sistema di garanzia della continuità delle operazioni riportate sui fogli excel, non volendo permettere l’inserimento di operazioni in qualsiasi momento.

Simile garanzia non vi è se non in presenza di un programma specifico blindato, ad oggi non legislativamente previsto e quindi non strettamente necessario.

Sotto questo profilo sarebbe altresì opportuno ed auspicabile che il legislatore dettasse regole tecniche della tenuta e conservazione del registro.

Come detto, ad oggi è attività libera, con il solo rispetto del termine di trenta giorni per l’annotazione dell’operazione

In attesa di questi chiarimenti, qualora venissero forniti, si consiglia in termini prudenziali di gestire il registro in modo cartaceo o “anche” cartaceo, mostrando questa versione una maggiore tutela della professionalità dell’amministratore

Alcuni hanno suggerito (Maurizio Tarantino, La trasparenza della contabilità condominiale. Considerazioni critiche alla luce di alcuni recenti sviluppi giurisprudenziali) che l’estratto del conto corrente bancario o postale, con gli opportuni distinguo di sorta, potrebbe equivalere al “registro di contabilità” periodica (pure previsto dall’articolo 1130 bis c.c.).

Seppure sia in astratto corretto, simile visione non tiene conto delle operazioni che l’amministratore gestisce o riceve in contanti, operazioni che stante la loro natura non vengono riportate sull’estratto conto. Valido è invece il paragone per i dati che sono necessari indicare, avendo l’estratto conto la contemplazione di tutti gli estremi utili.

Sicuramente la tenuta del registro “anche” con modalità informatiche potrebbe portare grande utilità ove il condominio abbia il proprio sito web. L’amministratore potrebbe caricarvi le operazioni in dare e avere in modo tale che i condomini ne abbiano immediata visione, in aderenza con il principio della trasparenza.

Bisogna però pensare a tutta la tipologia di utenti: è probabile che, ad esempio, una persona anziana non sia capace di entrare nel sito e men che meno accedere alla visione del programma della contabilità.

Ecco che allora l’opportunità dell’“anche” informatico diventa più pregnante per poter fare in modo che l’amministratore possa abbracciare tutte le tipologie di condomini, adempiendo al meglio ai propri doveri.