Costo passaggio di consegne: chi paga?

L’amministratore uscente può chiedere un compenso per la sistemazione dei documenti da dare al nuovo amministratore? C’è diritto al rimborso spese?

L’avvicendamento degli amministratori di condominio si conclude con la restituzione della documentazione condominiale di cui è in possesso l’amministratore uscente, documentazione che deve essere messa nella disponibilità di chi subentra. Con il presente articolo ci soffermeremo su un particolare aspetto della questione: vedremo cioè chi paga il costo del passaggio di consegne.

Solitamente, la restituzione della documentazione non ha un costo: è sufficiente consegnare gli atti al nuovo amministratore oppure direttamente a uno dei condòmini, se alla revoca o alla cessazione dell’incarico non ha fatto seguito la nomina immediata di altro amministratore.

Potrebbero verificarsi tuttavia circostanze in cui il passaggio di consegne non possa avvenire gratuitamente. Si pensi all’amministratore uscente che, trovandosi all’estero con la documentazione con sé, abbia necessità di trasmetterla tramite servizio postale. In un’ipotesi del genere, l’amministratore può chiedere il rimborso delle spese sostenute?

Cos’è il passaggio di consegne?

Differente ancora è l’ipotesi in cui l’amministratore pretenda un apposito compenso per la sistemazione dei documenti da consegnare al nuovo amministratore. In un caso del genere, è legittimo chiedere un onorario? Approfondiamo la questione.

Cos’è il passaggio di consegne?

Il passaggio di consegne è il momento in cui avviene materialmente la “staffetta” tra il vecchio e il nuovo amministratore.

Si tratta di un adempimento previsto direttamente dalla legge. L’articolo 1129, all’ottavo comma, stabilisce infatti che «Alla cessazione dell’incarico l’amministratore è tenuto alla consegna di tutta la documentazione in suo possesso afferente al condominio e ai singoli condomini e ad eseguire le attività urgenti al fine di evitare pregiudizi agli interessi comuni senza diritto ad ulteriori compensi».

Come avviene il passaggio di consegne?

La legge non stabilisce in che modo deve avvenire il passaggio di consegne.

Nel silenzio normativo deve ritenersi che si tratta di adempimento che può essere assolto senza particolari formalità: mediante consegna brevi manu, tramite servizio postale, perfino a mezzo email o altro sistema telematico, se si tratta di documentazione nativa digitale (fatture elettroniche, ecc.).

Del passaggio di consegne deve essere dato atto, ad esempio mediante verbale sottoscritto dalle parti interessate, in modo tale da certificare l’avvenuto adempimento.

Cosa succede se non si effettua il passaggio di consegne?

Il mancato passaggio di consegne costituisce un grave illecito, sanzionabile anche penalmente: l’ex amministratore che non restituisce la documentazione in suo possesso può infatti essere querelato per il reato di appropriazione indebita.

Sotto il profilo dei rimedi civilistici, per ottenere la restituzione della documentazione è possibile promuovere un ricorso per decreto ingiuntivo oppure attivare la speciale procedura d’urgenza prevista dall’art. 700 c.p.c., qualora dalla mancata consegna vi sia pericolo di subire un grave e irreparabile danno.

L’amministratore uscente può chiedere un rimborso per il passaggio di consegne?

Se la documentazione condominiale è particolarmente consistente oppure necessita di una “ricostruzione” per via della vetustà degli archivi, l’amministratore uscente potrebbe pretendere un compenso per il solo fatto di aver sistemato gli atti al fine di consentire un ordinato passaggio di consegne.

L’amministratore uscente può richiedere un corrispettivo per la sistemazione dei documenti da dare al nuovo amministratore?

Anche prima della riforma del 2012 che ha introdotto tale norma la giurisprudenza propendeva in tal senso.

Secondo il Tribunale di Milano (sentenza n. 247/2010), non sono dovute a favore dell’amministratore che cessa dal mandato spese aggiuntive per il passaggio di consegne, rientrando tale attività tra gli atti cui è tenuto in via ordinaria.

E tutto ciò nonostante il fatto che il passaggio di consegne dal vecchio al nuovo amministratore preveda una serie di adempimenti e soprattutto di calcoli che non sempre è facile eseguire, perché occorre fotografare la situazione dei debiti e dei crediti a una certa data, sia nei rapporti interni al condominio sia in quelli tra condominio e fornitori.

Potrebbe fare eccezione l’ipotesi in cui, all’atto dell’accettazione della nomina e del suo rinnovo, l’amministratore abbia specificato analiticamente l’importo dovuto a titolo di compenso per l’attività preparatoria al passaggio di consegne.

C’è chi ritiene, però, che una previsione del genere sarebbe nulla e, quindi, non vincolerebbe i condòmini al pagamento del compenso per il passaggio delle consegne, seppur preventivato: ciò perché la norma che vieta all’amministratore di pretendere ulteriori compensi sarebbe inderogabile.

Il Tribunale di Napoli risolve un caso particolare dando luogo all’applicazione di diversi principi

D’altronde, l’amministratore, pur gestendo il condominio, non è proprietario della documentazione che, pertanto, va necessariamente restituita al nuovo amministratore oppure ai condòmini.

Chi paga il costo del passaggio di consegne?

Come anticipato in premessa, il passaggio di consegne potrebbe essere oneroso. È il caso, ad esempio, della documentazione condominiale spedita tramite servizio postale. In un’ipotesi del genere, chi paga il costo del passaggio di consegne? L’amministratore uscente ha diritto al rimborso delle spese sostenute?

Orbene, in un caso del genere l’amministratore che ha dovuto necessariamente sostenere dei costi per adempiere all’obbligo del passaggio di consegne può chiedere al condominio di essere rimborsato delle spese sostenute per eseguire l’adempimento.

Tale diritto si evince direttamente dalle ordinarie norme sul mandato, applicabili per espresso richiamo del penultimo comma dell’art. 1129 c.c. anche all’amministratore condominiale.

Secondo l’art. 1720 c.c., il mandante deve rimborsare al mandatario le anticipazioni da questi sostenute, con gli interessi legali dal giorno in cui sono state fatte.

Pertanto, se il passaggio di consegne ha avuto un costo che non è dipeso dalla volontà dell’amministratore uscente, quest’ultimo ha diritto al rimborso di quanto sostenuto, trattandosi comunque di un adempimento derivante dall’incarico che gli era stato conferito.

Questa conclusione pare conforme alla disciplina sul mandato e non sembra cozzare con il divieto di ulteriori compensi stabilito dall’art. 1129 c.c., trattandosi non di un onorario ma di un mero rimborso spese.