Il Tribunale di Palermo con la sentenza 4744 del 26 ottobre 2023 ha statuito gravissime conseguenze per l’amministratore di condominio che, violando l’obbligo di cui all’art. 1129 co. 8^ cod. civ., non abbia consegnato la documentazione del condominio alla cessazione dell’incarico.

Nello specifico, il condominio conveniva in giudizio l’ex amministratore che non aveva consegnato la documentazione condominiale in suo possesso (e questo malgrado il decreto ingiuntivo emesso dal Tribunale in accoglimento del ricorso proposto dai condomini e la procedura esecutiva avviata nei confronti dello stesso), così determinando la paralisi operativa del condominio che non era stato in grado di fare fronte all’esposizione debitoria nel frattempo emersa da considerarsi quale diretta conseguenza della mala gestio dell’ex amministratore; infatti, negli ultimi cinque anni di gestione il convenuto non aveva convocato l’assemblea per l’approvazione dei rendiconti né aveva agito nei confronti dei condomini morosi esponendo il condominio all’eccezione di prescrizione dei crediti. Nel corso del processo e in accoglimento della richiesta avanzata dal Condominio, il giudice ordinava al convenuto di rendere il conto della gestione ex art. 263 c.p.c., con l’esibizione di tutta la relativa documentazione e alla luce di quanto veniva depositato dall’ex amministratore veniva disposta CTU contabile. Le conclusioni della CTU evidenziavano che il rendiconto presentato dal convenuto, proprio per la mancanza di adeguata documentazione a supporto, non consentiva una ricostruzione attendibile dei risultati della gestione. Il Tribunale, conseguentemente, condannava l’amministratore uscente per mala gestio a risarcire i danni al condominio, quantificati nella somma di € 38.000,00, ovvero la somma riconosciuta persino dall’ex amministratore come il totale delle quote condominiali da incassare dai condomini, non essendo stata consegnata la documentazione idonea a recuperare i suddetti crediti (in particolare giustificativi dei crediti, eventuali lettere di messa in mora). Il Tribunale evidenziava peraltro che è un obbligo professionale dell’amministratore anche quello di riscuotere i contributi dai condomini ai sensi dell’art. 1130 co. 3, cod. civ. nonché agire verso i morosi entro sei mesi dall’esercizio nel quale sia compreso il credito esigibile in forza dell’art. 1129 co. 9 cod. civ. L’amm.re veniva altresì condannato a pagare l’importo di € 2.347,90 quale contante di cassa nell’ultimo bilancio di gestione presentato dall’amministratore cessato.

Focus sul passaggio consegne. Contenuto dell’obbligo e modalità dell’adempimento.

A seguito dell’entrata in vigore della Legge n. 2202 del 2012, le obbligazioni professionali dell’amministratore di condominio nelle quali si sostanzia il contratto di gestione degli stabili sono state meglio individuate e esplicitate e, per quanto d’interesse all’argomento in trattazione del passaggio consegne, il novellato quadro normativo di riferimento è il seguente:

1) l’art. 1129 c.c., comma 8, obbliga l’amministratore uscente, alla cessazione dell’incarico, a “consegnare tutta la documentazione in suo possesso afferente al condominio e ai singoli condomini (…) senza diritto ad ulteriori compensi” rientrando quindi il passaggio consegne nell’attività ordinaria;

2) a norma dell’art. 1130 c.c., n. 8, l’amministratore è tenuto a “conservare tutta la documentazione inerente alla propria gestione riferibile sia al rapporto con i condomini sia allo stato tecnico-amministrativo dell’edificio e del condominio” indicando l’art. 1130 bis cod. civ. il termine di dieci anni con riferimento “scritture (contabili) ed i documenti giustificativi”;

3) l’art. 1130 c.c., n. 1 e n. 10) prevede che l’amministratore deve redigere il rendiconto condominiale annuale della gestione e deve convocare la relativa assemblea per discuterlo entro centottanta giorni dalla chiusura dell’esercizio.

La legge di riforma del condominio ha pertanto sancito l’obbligo dell’amministratore cessato dall’incarico di riconsegnare tutta la documentazione in suo possesso afferente alla gestione condominiale e perciò anche di rendere il conto dell’ operato; conclusione cui era pacificamente pervenuta anche la giurisprudenza ante riforma, facendo applicazione del generale obbligo di rendiconto e di restituzione imposto dall’art. 1713 c.c., comma 1 in tema di mandato(Cass. 16 agosto 2000, n. 10815; Cass. 3 dicembre 1999, n. 13504).

Trattandosi di obblighi professionali, il loro inadempimento integra gli estremi della mala gestio che comporta in capo all’amministratore inadempiente il risarcimento di tutti i danni eventualmente subiti dal condominio, come nella sentenza in rassegna.

La norma prevede l’obbligo di consegnare “tutta” la documentazione condominiale in possesso dell’amministratore, sia quindi di natura contabile che amministrativa o tecnica e, tenendo conto del combinato disposto degli artt. 1129, comma 8, e 1130, n. 8, c.c., intende riferirsi sia a quanto l’amministratore abbia ricevuto all’inizio del suo mandato, che doveva custodire diligentemente, nonché a tutto quanto sia sorto -sotto il profilo documentale e gestionale- durante l’esecuzione dell’incarico.

Possiamo individuare la documentazione in parola nel seguente elenco che non può tuttavia considerarsi tassativo: il registro dei verbali, il regolamento di condominio, il registro di nomina e revoca dell’amministratore, il registro dell’anagrafe condominiale comprensivo del registro della sicurezza delle parti comuni, le tabelle millesimali di proprietà e di gestione se non già allegate al regolamento, la polizza assicurazione globale fabbricati, tutte le eventuali altre polizze assicurative del condominio, il certificato di prevenzione incendi, le dichiarazioni di conformità e i progetti degli impianti, il certificato di attribuzione del codice fiscale, la certificazione fiscale, anche quale sostituto d’imposta, il contratto di manutenzione dell’impianto dell’ascensore e della centrale termica (il libretto dell’ascensore deve essere conservato nel locale macchine), il contratto con il terzo responsabile della sicurezza dell’impianto di riscaldamento, il contratto di revisione semestrale degli estintori, i contratti di manutenzione degli altri impianti condominiali (per esempio, i cancelli automatici, l’antenna TV, i citofoni, e così via), i contratti per le forniture delle utenze, le cartelle esattoriali, se esistenti, le fatture con pagamento in scadenza, il conto corrente bancario o postale con i rimanenti assegni e l’eventuale bancomat, il bilancio consuntivo dell’ultima gestione e il relativo riparto con i documenti giustificativi delle spese, l’eventuale situazione debitoria del condominio, la situazione degli incassi delle rate condominiali, la certificazione energetica, le raccomandate o le pec inviate per l’interruzione dei termini di prescrizione e di denuncia di eventuali sinistri non ancora liquidati. Inoltre, i libri paga e matricola del portiere, se presente, e quindi le buste paga, i versamenti dei contributi INPS e ulteriori incombenti connessi, il registro degli infortuni INAIL e relativi versamenti, la denuncia annuale delle retribuzioni soggette a contribuzione ed ogni altro documento relativo alla posizione del dipendente, eventuali i contratti di locazione in corso, le chiavi di accesso alle parti comuni, lo stato delle eventuali controversie giudiziarie, delle procedure esecutive e dei procedimenti di mediazione pendenti, la documentazione inerente a eventuali lavori di manutenzione straordinaria in corso, gli atti di diritto reale gravanti sulle parti comuni, per esempio una servitù.

L’elenco della documentazione assume rilievo laddove occorra agire in giudizio in via d’urgenza per acquisirla dall’ex amministratore inadempiente, laddove per la Suprema Corte di Cassazione Cass. (provvedimento n. 40134 del 2021) : “È onere del nuovo amministratore indicare in modo specifico i documenti  che chiede in consegna  e specificare l’inerenza dei medesimi all’esercizio della gestione del condominio mentre spetta al precedente amministratore eccepire l’estraneità della documentazione agli adempimenti ed agli obblighi posti a carico dell’amministratore ovvero di provare i fatti impeditivi ed estintivi” e “anche qualora la documentazione inerente alla gestione del condominio possa essere acquisita dal nuovo amministratore facendone richiesta ai condomini o ai terzi che sono entrati in contatto con il condominio, il precedente amministratore è tenuto alla consegna della documentazione in suo possesso, in adempimento ad un obbligo di legge ed al dovere di correttezza e diligenza, che si estrinseca in un dovere di leale collaborazione con il nuovo amministratore di condominio” (Cass. n. 40134/2021).

In ordine alle tempistiche e modalità della consegna della documentazione, nel silenzio della norma ed in difetto di eventuali precisazioni nel Regolamento di Condominio o di accordi specifici tra le parti, debbono valere i principi generali in tema di adempimento delle obbligazioni, ovvero la disciplina di cui agli articoli 1176 e ss. del codice civile.

L’art. 1129 co. 8^, non prevede un termine per la consegna dei documenti; ne consegue che ai sensi dell’art. 1183 co. civ. co. 1^ (“se non è determinato il tempo in cui la prestazione debba eseguita, il creditore può esigerla immediatamente”), l’amministratore entrante potrebbe pretendere il passaggio delle consegne immediatamente, fatta salva quanto meno la diffida ad adempiere di cui all’art. 1454 cod. civ. con l’intimazione ad adempiere in un termine non inferiore di quindici giorni. Vero è, però, che l’art. 1183 cod. civ. prevede altresì che se in virtù degli usi o della natura della prestazione sia necessario un termine e le parti non si accordano, questo è stabilito dal Giudice. Ne consegue pertanto, che l’amministratore uscente deve certamente evitare di assumere atteggiamenti dilatori in quanto non può essere messo in dubbio il diritto del condominio di ricevere i documenti con celerità ma l’eventuale termine di consegna dovrà essere compatibile con le dimensioni del condominio e la mole di documentazione da predisporre. In ipotesi di indiscutibile difficoltà pratica di effettuare rapidamente e in unica soluzione il passaggio delle consegne, diventa auspicabile per l’amm.re uscente ricercare un accordo per una consegna frazionata che contempli l’immediata traditio dei documenti essenziali senza i quali l’amministratore entrante non potrebbe compiere alcun tipo di attività e poi concordare in un arco di tempo congruo ma limitato le ulteriori consegne, considerando che le parti nell’adempiere le rispettive obbligazioni sono tenute a comportarsi secondo buona fede (così decideva opportunamente il Tribunale di Firenze con ordinanza nella causa rg 3054/2017 del 26.09.2017 in cui l’amm.re uscente doveva consegnare 10 anni di documentazione contabile di un condominio con 150 unità immobiliari, disponendo a tal fine più incontri e il primo a trenta giorni).

Circa il luogo dove deve avvenire l’adempimento, la norma individua un obbligo di consegna in capo all’amministratore uscente, e, conseguentemente, in applicazione dell’ultimo comma dell’art. 1182 cod. civ., l’adempimento dovrebbe avvenire nel domicilio del debitore (ovvero l’amministratore uscente). Tuttavia, opportunamente la Suprema Corte di Cassazione, evidenziava con provvedimento nr 6760 del 2019, che la “semplice messa a disposizione” della stessa, non equivale ad una materiale consegna. La Suprema Corte, invero, nel provvedimento citato riferisce che spetti al vecchio amministratore il dovere di recarsi dal nuovo o nei locali del condominio medesimo per riportare tutte le carte, i faldoni e i registri in suo possesso. Seppure tale conclusione potrebbe essere nella prassi di difficile attuazione e non in linea con la previsione di cui all’art. 1182 cod. civ. ultimo co., vero è che risulta di grande rilevanza il monito che il Giudice di Legittimità ha voluto lanciare all’amministratore uscente, ovvero che questi non si libera dall’obbligo di consegna semplicemente offrendo una mera disponibilità in tal senso. Pertanto, nella remota ma non improbabile ipotesi di una condotta non collaborativa da parte del nuovo amministratore a ricevere i documenti, dovrà quanto meno, inviare una diffida di messa in mora del creditore ai sensi dell’art. 1206 cod. civ.

La norma non prevede neppure che la consegna dei documenti avvenga di persona quanto piuttosto con modalità telematiche. Ma è pur vero che l’amministratore uscente dovrà consegnare anche documenti in unico originale (come le certificazioni degli impianti, il libro verbali, il Regolamento etc…) per i quali è necessaria la traditio materiale, anche per il tramite di delegato. Nulla osta, invece, all’invio telematico di altra documentazione, tanto più laddove la stessa sia nativa digitale a mente dell’art. 1130 cod. civ. n.7) per il quale “il registro di contabilità può tenersi con modalità informatizzate”.

Nella prassi accade che in occasione del passaggio consegne viene redatto un verbale, sottoscritto da entrambi i soggetti, amministratore entrante ed amministratore uscente, nel quale si dà atto dei documenti che vengono consegnati. L’unica valenza del verbale è quella di ricevuta del materiale, della documentazione e dei denari in essa indicati senza che alla stessa possa attribuirsi altro valore come costituire promessa di pagamento o riconoscimento di debito verso l’amministratore uscente, in difetto di apposita autorizzazione in tal senso dall’assemblea (Cass 8498/2012).

Da evidenziare, infine, che la mancanza di un nuovo amministratore al quale consegnare la documentazione (ad es. nell’ipotesi di cessazione del mandato per revoca non accompagnata dalla nomina di un nuovo amministratore) non legittima il diritto a trattenere la documentazione intercorrendo il rapporto di amministrazione pur sempre con i singoli condomini mandanti del mandato collettivo, e non con il condominio inteso quale soggetto distinto ed unitariamente considerato. In caso di mancata nomina del nuovo amm.re la documentazione va consegnata al singolo condomino che ne faccia richiesta (Cass. 18185/2021).