La disciplina del codice in materia di protezione dei dati personali, di cui al D. Lgs. 30 giugno 2003 n. 196 e successive modiche, ha per oggetto il trattamento delle informazioni per mezzo di banche dati ed è finalizzato a tutelare il cittadino da accessi di estranei nella sfera personale e giuridica.
Secondo il Codice della Privacy per “trattamento” si intende: “l’insieme di quelle operazioni effettuate con o senza l’ausilio di strumenti elettronici e concernenti la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la conservazione, la consultazione, l’elaborazione, la modificazione, la selezione, l’estrazione, il raffronto, l’utilizzo nonché la distruzione di dati…”
E’ compreso anche l‘ambito condominiale, per quelle operazioni nella cui esecuzione l’amministratore effettua il trattamento di dati personali nell’ambito delle attività connesse all’amministrazione classifica ed elabora dati inerenti le persone ed i beni di loro proprietà. Raccogliendo ad esempio i dati per la compilazione del registro relativo all’anagrafe condominiale.
L’amministratore è il soggetto titolare, abilitato a trattare i dati relativi alle sole informazioni personali pertinenti e necessarie rispetto allo svolgimento delle attività di gestione ed amministrazione delle parti comuni ed idonee a determinare, secondo le regole del codice civile, le posizioni di dare ed avere dei singoli partecipanti.
Le informazioni trattate possono riguardare il condominio ed i singoli partecipanti, per quelle informazioni necessarie all’amministrazione comune, quali: dati anagrafi e indirizzi dei partecipanti, elementi la cui reciproca conoscenza può risultare indispensabile per consentire la regolare convocazione dell’assemblea, nonché per verificare la validità delle deliberazioni dalla stessa adottate, ad esempio ai fini dell’impugnazione. Del pari, possono formare oggetto di trattamento anche le quote millesimali attribuite a ciascuno dei condomini e i dati personali necessari a commisurarle o, comunque, rilevanti per la determinazione di oneri nell’ambito condominiale. Le informazioni personali menzionate, riferibili a ciascun partecipante, possono essere trattate per la finalità di gestione ed amministrazione del condominio.
L‘amministratore può informare ciascun partecipante in ordine all’ammontare della somma dovuta dagli altri, sia nelle forme usuali del rendiconto annuale e sia in ogni tempo, in ragione del potere spettante a ciascun partecipante di vigilanza e controllo. Tali informazioni potranno essere trattate dai partecipanti, perseguendo gli stessi nell’esercizio della facoltà menzionata un legittimo interesse non sopravanzato da quello degli interessati cui si riferiscono i dati.
Invece solo in caso di consenso dell’interessato l’amministratore potrà divulgare agli altri condomini le notizie relative alle utenze telefoniche, trattate per il solo utilizzo interno dell’amministrazione per casi di particolare urgenza e necessità, ad esempio al fine di prevenire o limitare eventuali danni a parti individuali o comuni dell’immobile.
In caso di mancanza del consenso l’amministratore dovrà farsi carico di raccogliere la segnalazione e telefonare al soggetto interessato senza rilasciare i recapiti telefonici.
Possono altresì formare oggetto di trattamento nell’ambito delle menzionate finalità di amministrazione del condominio, dati personali di natura sensibile o dati giudiziari, nella misura indispensabili al perseguimento delle medesime finalità, nel caso di personale alle dipendenze o connessi all’adozione di delibera assembleare per l’abbattimento di barriere architettoniche, oppure per danni a condomini o terzi.
E’ vietata la comunicazione a terzi di dati relativi ai partecipanti, sia contabili che assembleari e deve essere consentita dai condomini la partecipazione all’assemblea di soggetti non legittimati a parteciparvi.
Possono comunque partecipare all’assemblea tecnici o consulenti la cui presenza sia ritenuta necessaria per la discussione, sempre con l’assenso dei partecipanti o sussistendo le condizioni previste da specifiche disposizioni normative, es. il conduttore.
E’ illecito diffondere dati personali in zone accessibili a terzi, quindi l‘affissione di avvisi di mora, in quanto sono informazioni riservate ai partecipanti al condominio, che hanno diritto ad accedere a tutte le informazioni relative alla complessiva gestione condominiale.
In sintesi il Garante della privacy prescrive, ai soggetti titolari di un trattamento di dati personali nell’ambito dell’attività di amministrazione dei condomini di adottare, le misure necessarie al fine di rendere il trattamento conforme alle disposizioni vigenti, avuto particolare riguardo:
1) all’individuazione dei dati pertinenti e non eccedenti, nell’amministrazione condominiale, relativi ai dati personali, ivi compresi i dati sensibili e giudiziari, necessari all’attività di gestione ed amministrazione delle parti comuni ed idonee a determinare le posizioni di dare ed avere dei singoli partecipanti, con particolare riguardo a:
– dati anagrafici e indirizzi dei partecipanti;
– quote millesimali attribuite a ciascuno dei condomini e dati personali necessari a commisurarle;
– dati personali relativi agli adempimenti dei singoli condomini;
– dati relativi al numero di utenza del singolo partecipante;
2) alle modalità di comunicazione dei dati personali dei partecipanti, con particolare riguardo alla:
– comunicazione dei dati riportati nei prospetti contabili e nei verbali assembleari o, ammettendo in assemblea soggetti non legittimati a parteciparvi;
– diffusione di dati personali effettuata mediante l’affissione di avvisi di mora o solleciti di pagamento, in spazi condominiali accessibili al pubblico.
L’amministratore è esonerato dalla necessità del consenso da parte dei singoli condomini al trattamento dei dati, dovendo adempiere a un obbligo previsto dalla legge. Naturalmente i dati potranno essere utilizzati solo per tale scopo.