Disciplina
L’amministratore deve curare la tenuta del registro dell’anagrafe condominiale (art. 1130, n. 6, c.c.), che contiene i dati anagrafici dei condomini e di tutti coloro che vantano diritti reali o personali di godimento aventi ad oggetto singole unità abitative dell’edificio, nonché le informazioni relative alle condizioni di sicurezza delle parti comuni.
L’amministratore deve curare altresì la tenuta del «registro dei verbali delle assemblee, del registro di nomina e revoca dell’amministratore e del registro di contabilità» (art. 1130, n. 7, c.c.).
Registro dei verbali delle assemblee
Nel registro dei verbali delle assemblee sono annotate le eventuali mancate costituzioni dell’assemblea e le deliberazioni, nonché le dichiarazioni rese dai condomini che hanno fatto richiesta di verbalizzazione. Allo stesso registro è allegato il regolamento di condominio, ove adottato.
La trascrizione nel registro dei verbali dell’assemblea condominiale svolge una funzione di mera pubblicità, sicché l’inosservanza di tale formalità non implica alcuna invalidità o inefficacia della deliberazione nei confronti dei condomini che non parteciparono alla rispettiva assemblea, né incide sulla decorrenza dei termini per l’impugnativa ex art. 1137 c.c.
Registro di Nomina e Revoca Amministratore
Nel registro di nomina e revoca dell’amministratore sono annotate, in ordine cronologico, le date della nomina e della revoca di ciascun amministratore del condominio, nonché gli estremi del decreto in caso di provvedimento giudiziale. Pur non rivestendo efficacia costitutiva della delibera di nomina dell’amministratore l’annotazione della stessa nello speciale registro, è da escludere che il conferimento dei poteri di gestione e di rappresentanza del condominio possa risultare dal mero comportamento concludente dei condomini, in quanto l’art. 1129, commi 2 e 14, c.c., suppone espressamente l’accettazione formale della nomina da parte dell’amministratore incaricato
Registro di Contabilità
Nel registro di contabilità sono annotati in ordine cronologico, entro trenta giorni da quello dell’effettuazione, i singoli movimenti in entrata ed in uscita.
Il registro di contabilità può tenersi anche con modalità informatizzate. L’art. 71-ter disp. att. consente all’assemblea di obbligare l’amministratore ad attivare un sito internet del condominio, che consenta agli interessati di consultare ed estrarre copia in formato digitale dei documenti previsti dalla deliberazione assembleare in discussione. Le spese per l’attivazione e la gestione del sito internet sono poste a carico dei condomini, in quanto comunque inerenti alla gestione condominiale.
Obblighi di conservazione e di restituzione
L’amministratore ha l’obbligo di «conservare tutta la documentazione inerente alla propria gestione riferibile sia al rapporto con i condomini sia allo stato tecnico-amministrativo dell’edificio e del condominio» (art. 1130, n. 8, c.c.).
L’art. 1130-bis c.c. specifica poi che le scritture e i documenti giustificativi, posti a sostegno del rendiconto annuale, devono essere conservati per dieci anni dalla data della relativa registrazione.
L’art. 1129, comma 8, c.c., impone invece all’amministratore di custodire diligentemente tutti i documenti che, alla cessazione del suo incarico, devono consegnarsi all’assemblea, ovvero all’amministratore subentrante, per consentirgli in concreto l’esercizio della gestione.
L’amministratore condominiale che sia cessato dall’incarico è, dunque, tenuto a restituire tutta la documentazione in suo possesso ed afferente alla gestione condominiale, mediante riconsegna all’amministratore subentrante, ove l’assemblea abbia provveduto alla sua designazione – spiegando la relativa delibera di nomina efficacia anche nei confronti dei terzi, ai fini della rappresentanza sostanziale del condominio – ovvero al singolo condomino che gliene faccia richiesta, nel caso di mancata nomina del nuovo amministratore, non legittimando siffatta evenienza uno “ius retinendi” rispetto a detta documentazione, né un esonero dal rendiconto, stante la già avvenuta estinzione del mandato collettivo intercorrente tra l’amministratore uscente e ciascuno dei condomini e potendosi presumere che l’istanza di uno di essi interessi egualmente tutti gli altri, in quanto affare agli stessi comune.